メールに添付して送った見積書のあとで、品名や数量の誤りに気づくことがあります。元のkintoneレコードを直したら、訂正版のPDFを改めて作成します。取引先には前のファイルが残っているかもしれません。訂正版を作る前に、社内で「どこを直し、誰が確認し、どのファイルを使ってもらうか」を決めておきましょう。

まず、訂正内容と取引の状況を確かめる

訂正を見つけた人は、元の見積書、該当するkintoneレコード、変更したい項目を並べます。品名や数量の修正なのか、価格や納期など条件にも関わるのかを、営業担当や見積内容の確認者と確認してください。相手がすでに見積もりを受け入れた、または注文の手続きを始めたと分かった場合は、自己判断で新しいPDFを送り直さず、社内の責任者に対応を相談します。

訂正内容が決まったら、「何を、なぜ直すか」と、社内で確認する人を記録します。変更前後を説明できる状態にしておくと、後で別の担当者が見ても経緯を追いやすくなります。

新しいPDFと元レコードを照らし合わせる

レコードを修正した後、新しいPDFを作成した担当者とは別の人にも、元レコードと見比べてもらいます。少なくとも、宛先、見積番号、訂正した品名・数量、金額、日付、その他の取引条件が意図どおりかを確かめます。訂正箇所以外の値が変わっていないかも見ます。

見積内容に関する疑問が残るときは、PDFを送り出す前に確認者へ戻しましょう。

どれが現行版か、社内で分かるようにする

取引先へ送ったファイルは、相手のメールボックスや社内の保管場所に残っている可能性があります。新しいPDFを送るときは、どのファイルに差し替えてほしいかが分かるように伝えましょう。社内でも、新しいPDFの保存先と前のファイルとの対応を確認できるようにします。

たとえば、社内ルールが許すなら、ファイル名に見積番号と改訂日を付けたり、保存場所に「現行」と「旧版」を分けて置いたりする方法があります。どの表記を使うか、旧版をどう保管するかは、会社の文書管理ルールに合わせて決めます。

連絡担当を決めてから、差替えを依頼する

取引先への連絡は、見積書の内容と先方とのやり取りを把握している担当者にまとめます。新しいPDFを添付する前に、宛先と添付ファイルをもう一度確認し、どの項目を訂正したか、どのファイルに差し替えてほしいかを簡潔に伝えます。

先ほどお送りした見積書について、品名を訂正したファイルをお送りします。添付の「見積番号・改訂日」のPDFをご確認ください。先のファイルは使用せず、こちらの内容をご確認いただけますでしょうか。ご不明点があればお知らせください。

文面は状況に合わせて調整し、訂正内容や相手との合意を必要以上に断定しないようにします。送信後は、社内で新しいファイルと連絡日時を対応づけておくと、問い合わせがあったときに確認しやすくなります。

PDFの出力方法を検討する場合

KAIZEN PDF Premium for Taiwanは、kintoneのレコード情報をもとにPDFを出力し、テンプレートPDFにフィールドを配置できます。製品の対応範囲を確認したい方は、製品案内をご覧ください。