用電子郵件寄出報價單後，有時才發現品名或數量有誤。修改原本的 kintone 紀錄後，需要重新產生修訂版 PDF。客戶手上可能仍留著先前的檔案。製作修訂版之前，先在公司內部決定「要修改哪裡、由誰確認，以及請對方使用哪個檔案」。
先確認修訂內容與交易狀況
發現需要修訂的人，先把原報價單、對應的 kintone 紀錄，以及想修改的項目並列整理。請與業務承辦人員或負責確認報價內容的人，確認這次只是修改品名、數量，還是也涉及價格、交期等條件。如果得知對方已接受報價，或已開始辦理訂購，請勿自行決定重新寄送新的 PDF，應先向公司內部負責此事的人員討論如何處理。
確定修訂內容後，記錄「要修改什麼、為什麼修改」以及公司內部的確認人員。保留可說明修改前後差異的資訊，也方便其他承辦人員日後了解經過。
將新的 PDF 與原始紀錄核對
修改紀錄後，除了產生新 PDF 的承辦人員，也請另一位同事對照原始紀錄檢查。至少確認收件對象、報價單號、修訂的品名與數量、金額、日期，以及其他交易條件是否符合預期。也要檢查修訂項目以外的值是否發生變動。
如果對報價內容仍有疑問，請在寄出 PDF 之前，交回確認人員釐清。
讓公司內部清楚知道哪份是現行版本
已寄給客戶的檔案，可能仍保留在對方的信箱或公司內部儲存位置。寄出新 PDF 時，請說明希望對方替換哪個檔案。公司內部也應能確認新 PDF 的儲存位置，以及它與先前檔案的對應關係。
例如，在公司規定允許的情況下，可以在檔名加上報價單號及修訂日期，或在儲存位置將「現行版本」與「舊版」分開存放。採用什麼標示、如何保存舊版，請依公司的文件管理規定決定。
決定聯絡人員後，再請對方替換檔案
請由了解報價內容及先前往來情況的承辦人員，統一聯絡客戶。附上新 PDF 之前，再次確認收件對象及附件，並簡要說明修訂哪些項目，以及希望對方替換哪個檔案。
關於稍早寄給您的報價單，現寄上已修正品名的檔案。請確認附件中以「報價單號・修訂日期」命名的 PDF。請勿使用先前的檔案，並請您確認這份檔案的內容。如有任何疑問，請告訴我們。
請依實際情況調整文字，避免過度斷定修訂內容或與對方達成的共識。寄出後，在公司內部將新檔案與聯絡日期、時間對應記錄，日後收到詢問時會比較容易確認。
考慮 PDF 輸出方式時
KAIZEN PDF Premium for Taiwan 可依 kintone 的紀錄資訊輸出 PDF，並在 PDF 範本上配置欄位。若希望確認產品的支援範圍，請參考產品介紹。