在台灣據點整理報價單或訂單確認書時，與其先決定輸出方式，不如先確認文件要傳達什麼，以及要放入哪些資料。

本文整理使用 kintone 登錄業務資料的負責人，可與日本總部及台灣業務、會計同事確認的 5 個項目。這些是製作帳票範本前的實務建議，不是法規要求的必填項目清單。

1. 文件用途與接收對象

即使是同一筆交易，供公司內部確認的報價草案、提供給客戶的報價單，以及確認訂單內容的文件，所需資訊和確認人也可能不同。先決定「誰要用這份文件判斷什麼」。

例如，若要讓客戶確認金額與報價有效期限，可先列出收件對象、日期、品項、數量、合計金額及條件等項目，再向業務主管或會計同事確認。若只是內部確認文件，對外資訊與公司內部核准狀態可能需要分開呈現。

可以先問：「收到這份文件的人，需要確認什麼？」不要只憑文件名稱決定用途，也要確認實際使用情境和接收對象。

2. 欄位項目與資料負責人

逐項確認「由誰輸入」「以哪裡的資料為準」「何時定稿」，也整理公司名稱、地址的寫法及金額的確認人。

kintone 紀錄中有資料，不代表這些內容都適合放進對外文件。可將客戶名稱、幣別、付款條件、交期等列成清單，填上輸入人與最終確認人；欄位空白時如何處理，也應透過範本確認。

3. 繁體中文、日期與金額的呈現方式

先與相關同事確認繁體中文名稱、日期、時間與幣別的呈現方式。若沿用日本的格式，也要檢查是否還留有日文欄位名稱或不適用的日期格式。

這不是在說某種格式是法規要求，而是確認實際製作與接收文件的人使用什麼寫法。

4. 明細與跨頁時的版面

品項增加時，確認明細、合計金額和備註會出現在哪裡。也可用較長的品名、折扣或備註等接近實務的資料試印。

kintone 官方說明介紹了從清單畫面使用瀏覽器列印，以及匯出 CSV 後用 Excel 列印的方法。清單內容分成多頁時，欄位名稱上方的部分不會出現在第 2 頁以後；列印紀錄明細畫面時，留言及變更履歷等內容不會列印。1

先確認現有列印方式是否能清楚呈現所需內容，以及跨頁後是否仍看得懂欄位名稱和明細。不足之處再拿來比較其他輸出方式。這份說明並不表示 kintone 標準功能可自動產生固定格式的 PDF。

5. 接近實際情況的範本與最終確認人

完成版面草案後，用不含機密資料的樣本測試空白欄位、較長文字及多頁情況，確認文字有無缺漏或重疊、金額是否容易閱讀，以及資料是否適合對外提供。

最後決定由哪個部門確認內容，以及交給外部對象前由誰核准。將 kintone 原始資料的維護人與帳票確認人分開，也能讓需要修改時的聯絡窗口更清楚。

電子發票等制度文件請另外確認

報價單或公司內部確認文件的 PDF，不應與電子發票等制度文件混為一談；相關要求請另向會計負責人或專業人士確認。台灣財政部的「電子發票實施作業要點」另有電子發票、電子發票證明聯及相關系統與作業規定。2 本文不解說條文要求，也不判斷個別文件是否合法。

先做範本，再選擇輸出方式

先選一種文件，把用途、欄位與負責人、格式、明細及確認人列成清單，再由總部與台灣據點相關同事一起檢查範本。

比較如何從 kintone 製作台灣帳票時，也可以查看 KAIZEN PDF Premium for Taiwan 產品介紹目前列出的支援範圍。是否適合自家格式，仍請依實際範本與作業條件確認。

出處與確認日期