與日本總公司開完會後，接下來往往就是整理會議紀錄。即使把日文和繁體中文的紀錄放在一起核對，「這是已經決定的事嗎？」「台灣這邊由誰處理？」「期限是什麼時候？」有時還是無法馬上對齊。即使請 AI 協助整理，也不希望模糊的討論不知不覺變成決議，或是憑空補上負責人和期限。
因此，可以先只請 AI 把會議紀錄分成「決議事項」「未決事項」「後續待辦」。不要一次把翻譯或寄送郵件也交給 AI，而是先由人確認整理結果，再進行下一步。開始試用時，先把工作切成這麼小的範圍，會比較容易掌握。
先說清楚「整理」包含哪些內容
只說「整理一下會議內容」，可能不知道是要摘要、分派負責人，還是要通知相關人員。先決定輸出的格式，會更容易檢查結果。
- 決議事項： 會議中達成共識的內容，並標出可確認依據的原始紀錄位置
- 未決事項： 尚未決定的內容，以及做出判斷前需要確認的事項
- 後續待辦： 工作內容、負責部門或角色、期限。會議中尚未確定的項目標示為「待確認」
如果日文和繁體中文的表達略有不同，或難以判斷發言是提議還是共識，就請 AI 不要勉強歸納成單一意思。無法確認已明確決定的事項，就保留在未決事項中。光是這樣，也有助於減少事後發生「我們沒有答應這件事」的誤會。
提供紀錄前，先檢查要包含的資訊
整理時需要的資訊包括議題、與決議相關的發言，以及待辦事項的負責人和期限等。如果會議紀錄含有客戶名稱、個人聯絡方式、人事考核或合約金額，應依照公司規定，先判斷能否直接輸入。即使遮掉姓名，仍可能從部門或案件描述辨認出當事人。
也可以先用虛構的會議紀錄，測試指示文字和輸出格式是否好用。如果確實需要使用公司內部資訊，請先向公司資訊管理負責人確認要取得誰的核准、資訊會傳送到哪些服務，以及會如何保存。畫面上標示「公司內部使用」，並不代表已經說明傳送對象或保存條件。
若要連接檔案或郵件，也要確認連線範圍
把會議紀錄貼到聊天欄位，與使用可連接檔案、郵件或公司系統，並能讀取、寫入或寄送內容的 AI 代理，能交付的操作範圍並不相同。如果預計要連線，請與公司 IT 負責人一起確認使用哪個帳號、能讀取哪些資料夾或服務，以及是否也有寫入或寄送權限。也應討論能否避免直接使用員工平常的帳號、把權限限制在必要範圍，以及先以唯讀方式試用。
台灣資通安全署在 2026 年 3 月 25 日發布、討論導入 OpenClaw 的公告中，建議為 AI 代理設置隔離環境、限制外部帳號權限，並在高風險操作時加入人工確認等措施。1 若打算連接公司檔案或郵件，開始使用前，應與公司 IT 負責人一同確認連線對象及操作範圍。
資訊傳送的對象和保存方式會依使用的服務及公司環境而異。不能因為使用電腦內的檔案，就斷定資訊不會傳送到外部。請先詢問了解實際環境的公司 IT 負責人，再決定要處理哪些資訊。
分享前，請熟悉會議內容的人確認
AI 整理的結果是待確認的草稿，不是可以直接分享的會議紀錄。請與會者對照原始紀錄，確認 AI 是否把未達成共識的提案列為決議，或自行補上負責人和期限；也要確認日文和繁體中文版本的條件與責任沒有改變，以及輸出內容是否包含不得讓分享對象看到的資訊。
修訂後的內容要作為決議分享前，應先由公司內部負責此事的人員確認。即使環境允許寄送郵件或更新系統，一開始也應把「整理」和「執行」分開。只要先決定最後由誰確認，就更容易知道 AI 的工作應在哪裡停止。
依會議內容調整指示文字
以下範例以公司已允許使用的資訊為前提：
請只使用附上的會議紀錄，分成「決議事項」「未決事項」「後續待辦」整理。若無法從紀錄判斷是否達成共識、負責人或期限，請勿推測，標示為「待確認」。輸出中不得包含客戶名稱或個人姓名，也不得加入原始紀錄中沒有的決議或計畫。請一併標出各項內容所依據的紀錄位置。請勿寄送郵件或更新系統，並在最後列出會議參與者應確認的事項。
這段指示文字本身無法決定哪些資訊可以輸入，也不會設定存取權限。輸入資訊應向公司資訊管理負責人確認；檔案或服務的連線範圍應向公司 IT 負責人確認；輸出內容則應在分享前由熟悉會議內容的人檢查。
規劃公司內部 AI 使用規範時，也可以參考 IPA 網站所刊載的中堅人才培育計畫畢業專案成果。其中一份指南討論全公司的 AI 治理、從導入到營運與汰除的管理，以及依業務和資訊評估風險等內容。2
會後整理即使交給 AI，「哪些事情已經決定」仍應由參與會議的人判斷。先請 AI 整理草稿，接著由人確認。可以先在公司內部討論如何區分這兩個步驟。
出處與確認日期
- [1] 台灣資通安全署「小心AI代理變資安破口 資安署提醒導入OpenClaw應落實五項資安防護」。發布及頁面更新日期：2026 年 3 月 25 日。2026 年 10 月 28 日確認。內容為導入 OpenClaw 時的 AI 代理安全提醒。
- [2] IPA「セキュリティ担当者のための生成AIセキュリティ」。發布及最後更新日期：2026 年 7 月 31 日。2026 年 10 月 28 日確認。參考該頁介紹的中堅人才培育計畫畢業專案成果及其指南架構。